De Hoorn: „We lossen problemen sneller en efficiënter op”

‍

In de getransformeerde oude Stella-brouwerij in Leuven De Hoorn herbergt nu kantoren, lofts, een restaurant, evenementenruimtes, vergaderzalen en meer. Het is ook de thuisbasis van FixForm. Het is dus geen verrassing dat CEO Fien Papepen en facilitair manager Rik Lemmens wendde zich tot ons platform om hun creatieve hub in topconditie te houden.

‍

„Ik zorg voor De Hoorn alsof het mijn eigen huis is”, vat Rik Lemmens zijn rol als facility manager samen. Alle grote en kleine problemen met de bouwgrond op zijn bureau. „We hadden een platform voor het reserveren van vergaderzalen, dat ook een module bevatte voor onze gemeenschap om bouwfouten te melden. Maar het was te beperkt. In werkelijkheid kwamen er op allerlei manieren problemen bij me op: via de receptie, Post-its, e-mails, telefoontjes of gewoon toevallige ontmoetingen in de gang ('Hé Rik, de kraan in het toilet lekt! ').”

‍

Dat moest veranderen, besloot CEO Fien Paepen. „Onze belangrijkste zorg was ervoor te zorgen dat Rik zijn werk efficiënt kon doen. 30 keer hetzelfde rapport ontvangen via 30 verschillende kanalen is niet efficiënt. Het is frustrerend voor Rik en verspilt tijd die hij productiever en leuker zou kunnen besteden.”

‍

„We hadden ook nog een andere vereiste. Het was essentieel dat iedereen Een bezoek aan De Hoorn zou problemen kunnen melden, niet alleen onze leden. In het vorige systeem konden alleen leden tickets aanmaken. Maar we ontvangen veel externe bezoekers voor vergaderingen, feesten, seminars en meer. Deze bezoekers moeten ook problemen kunnen melden en ze moeten het gevoel hebben dat we die problemen snel en professioneel aanpakken.”

‍

Een lage toetredingsdrempel

‍

De Hoorn hoefde niet ver te zoeken naar een oplossing, legt Rik uit. „We hebben hier een levendige gemeenschap — iedereen kent iedereen. We waren bekend met FixForm. Thomas overtuigde ons ervan dat dit platform perfect paste bij een plek als De Hoorn.”

‍

„We gebruiken FixForm nu al meer dan een jaar en het verschil is enorm. Het platform is zo gebruiksvriendelijk dat het al snel een vanzelfsprekendheid werd voor onze leden en bezoekers. Iedereen weet hoe je een QR-code moet scannen, een foto moet toevoegen en een korte opmerking moet schrijven. Dat is alles wat nodig is om een probleem te melden. Het feit dat je niets hoeft te downloaden, een app hoeft te installeren of een account hoeft aan te maken, verlaagt de drempel aanzienlijk.”

‍

Fien moedigt gebruikers echter nog steeds aan om hun contactgegevens achter te laten. „Het is niet verplicht, maar vanuit het oogpunt van klantenservice vinden we het belangrijk om te laten zien dat we echt problemen oppakken en oplossen. Als we de verslaggever niet kunnen laten weten dat het is opgelost, voelt het een beetje onvolledig aan.”

‍

Terugkerende problemen oplossen

‍

Heeft FixForm Rik in staat gesteld efficiënter te werken? „Absoluut. Ik ontvang nu meer meldingen over problemen, maar het kost me geen tijd meer om ze op te lossen. FixForm geeft me ook een overzicht van terugkerende problemen, zodat we ze bij de wortel kunnen aanpakken. Dat bespaart nog eens tijd.”

‍

‍

„Ik kan mensen ook makkelijker managen. Ik krijg één keer per week hulp van een klusjesman. Dankzij FixForm heb ik een veel beter overzicht van de problemen en weet ik welke urgente of grotere klussen zijn. Ik hoef niet langer elke ochtend een half uur te besteden aan het briefen van mijn zelfgemaakte Excelsheet aan de klusjesman. Hij heeft toegang tot FixForm, weet wat er op de agenda staat en kan meteen de juiste tools klaarmaken.”

‍

‍

„Het enige kleine probleempje dat we hebben ondervonden is het managen van grotere groepen externe medewerkers, zoals onze schoonmaakploeg. Ze werken op veel locaties en kunnen niet voor elke klant een ander platform gebruiken. Maar dat wordt opgelost. We hebben gehoord dat FixForm hard werkt aan API-integraties met andere platforms.”

‍

Een professionele uitstraling

‍

Voor CEO Fien heeft FixForm een schot in de roos. „Het is de praktische, toegankelijke oplossing geworden waar we naar op zoek waren. Wat ik ook belangrijk vind, is dat FixForm, naast gebruiksgemak, een professionele uitstraling uitstraalt. Honderden mensen komen elke dag naar De Hoorn en we willen laten zien dat we er trots op zijn dat we een perfect onderhouden locatie kunnen aanbieden. Als er iets kapot gaat, repareren we het. En met FixForm geven we dat niveau van professionaliteit weer.”

‍