Verzorgingshuizen in Dijleland stroomlijnen het onderhoud met FixForm: vaarwel post-its, Hello efficiëntie

FixForm in de verzorgingstehuizen van Dijleland: geen post-its of spreadsheets meer

De afgelopen anderhalf jaar maken de vier verzorgingstehuizen in Dijleland, vlakbij Leuven, gebruik van FixForm. Zoltan Wassenberg, die alle facilitaire diensten voor de groep beheert, en Stefan, technicus bij De Wingerd (een van de verzorgingstehuizen), delen hun ervaringen. „We hadden niet eens de communicatiecampagne nodig die we hadden voorbereid. FixForm is precies zo intuïtief”, zegt Stefan.

Stefan weet nog hoe chaotisch het vroeger was. „Ik werd onderbroken tijdens het repareren van een lek, mijn telefoon rinkelde en dan kwam ik terug om een Post-It op mijn bureaustoel te vinden. Als ik geluk had, stond er duidelijk waar ik heen moest en wat ik moest oplossen. Maar vaak waren de notities onleesbaar of ontbraken belangrijke details, zoals een kamernummer. De meeste problemen kwamen net aan de orde toen ik door het gebouw liep. 'Oh, aangezien je hier bent... 'was waarschijnlijk de zin die ik het meest heb gehoord.”

Op zoek naar een oplossing

Daarom ging Zoltan, de technische leider, op zoek naar een oplossing om de probleemrapportage in alle vier verzorgingstehuizen in Dijleland te stroomlijnen. „We hadden te maken met Post-Its, telefoontjes, e-mails... Elke site had zijn eigen ongeorganiseerde manier van doen. Spreadsheets waren de meest geavanceerde optie die we hadden”, legt Zoltan uit.

„We hebben wat grotere systemen bekeken, maar die waren duur, ingewikkeld en moeilijk te gebruiken. FixForm onderscheidde zich door zijn toegankelijkheid: het is zo eenvoudig te gebruiken dat iedereen een probleem kan melden met alleen zijn smartphone.”

Snellere reactietijden

„Onze bewoners zijn bejaard en velen hebben dementie. Hoewel zij of hun familie soms problemen melden, zijn het vooral onze medewerkers die FixForm gebruiken. Ze scannen een QR-code, voegen een foto of video toe en versturen deze. Dit vermindert hun werklast en maakt het leven gemakkelijker voor de technici, die nu alles netjes georganiseerd vinden op één platform in plaats van chaotische rapporten te doorzoeken. Dit leidt tot snellere reactietijden en snellere oplossingen”, merkt Zoltan op.

„Voor mij is het grootste voordeel dat ik nu alles in de hele groep kan volgen. Ik kan zien waar de technici mee bezig zijn, hoeveel problemen we oplossen en welke nog open zijn. In het oude systeem was het bijna onmogelijk om dit niveau van zichtbaarheid te krijgen.”

Een foto zegt meer dan duizend woorden

Stefan, een van de technici ter plaatse, vindt dat de foto's en video's zijn werk veel gemakkelijker maken. „Ik kreeg altijd briefjes waarin iets vaags stond, zoals: 'Er piept iets in kamer 43. ' Maar wat piepte er? Een bed? Een deur? Een stoel? Een tik? Ik moest alles in de kamer controleren om het probleem te vinden, en dan teruggaan voor de juiste tools. Nu, na 20 jaar aan het werk, kan ik meestal aan de hand van een video meteen zien wat het probleem is. En met een foto kan ik precies zien welke lamp uit is, dus ik hoef voor de zekerheid niet meerdere soorten bij me te hebben. Dit maakt mijn werk zoveel efficiënter: ik verspil geen tijd met heen en weer rennen.”

„Voor niet-technische mensen kan het moeilijk zijn om uit te leggen wat er mis is. Maar met een foto of video hoeven ze dat niet te doen. We komen er zelf wel uit. We hebben zelfs een collega die nog steeds Nederlands leert. Vroeger hadden ze moeite om handgeschreven notities te begrijpen, maar met de beelden van FixForm kunnen ze onafhankelijk werken.”

Georganiseerd en geprioriteerd

Voordat ze FixForm gebruikten, raakten technici problemen uit het oog omdat ze via meerdere kanalen kwamen, en het was moeilijk om ze te prioriteren. „FixForm helpt ons om gemakkelijker prioriteiten te stellen”, zegt Zoltan. „In onze vier verzorgingstehuizen ontvangen we elke week ongeveer 70 uitgifteverslagen. Deze zijn niet allemaal dringend of ernstig. Als een deur niet goed opengaat of er water uit het plafond lekt, moet dat onmiddellijk worden gerepareerd. Maar als de muren een nieuwe verflaag nodig hebben, kunnen we dat voor later inplannen, misschien voor onze zomerstudenten. Met FixForm kunnen we ons concentreren op wat het belangrijkst is.”

Altijd aan het verbeteren

Zijn er gebieden waar FixForm kan worden verbeterd? „Het is een dynamische tool”, zegt Zoltan. „Het team van FixForm luistert naar onze feedback en blijft deze verbeteren. Soms zou ik willen weten wie een probleem heeft gemeld, zodat ik om meer informatie kon vragen of ze op de hoogte kon houden. Maar als FixForm registratie- of contactgegevens nodig had, zouden minder mensen het gebruiken en zouden we minder rapporten krijgen. Het gebruiksgemak is cruciaal — dat maakt FixForm zo effectief voor ons.”

„Toen we FixForm voor het eerst lanceerden, hadden we een volledig communicatieplan klaar”, vult Stefan aan. „Maar we hadden het niet eens nodig, iedereen heeft het meteen opgehaald. Dat spreekt boekdelen over hoe gebruiksvriendelijk het is, nietwaar?”

‍