Les maisons de retraite Dijleland rationalisent la maintenance grâce à FixForm : adieu les post-its, bonjour l'efficacité

FixForm dans les maisons de retraite de Dijleland : plus de post-it ni de feuilles de calcul

Depuis un an et demi, les quatre maisons de retraite du Dijleland, près de Louvain, utilisent FixForm. Zoltan Wassenberg, qui gère tous les services des installations du groupe, et Stefan, technicien chez De Wingerd (l'une des maisons de retraite), partagent leur expérience. « Nous n'avions même pas besoin de la campagne de communication que nous avions préparée. FixForm est tout simplement intuitif », déclare Stefan.

Stefan se souvient à quel point les choses étaient chaotiques. « J'étais interrompu pendant que je réparais une fuite, mon téléphone sonnait, puis je revenais chercher un Post-It sur ma chaise de bureau. Si j'avais de la chance, il indiquait clairement où aller et ce qu'il fallait réparer. Mais souvent, les notes étaient illisibles ou manquaient des informations clés, comme le numéro de la chambre. La plupart des problèmes n'ont été mentionnés que lorsque je me promenais dans le bâtiment : « Oh, puisque tu es là... » est probablement la phrase que j'ai le plus entendue. »

À la recherche d'une solution

C'est pourquoi Zoltan, le responsable technique, a commencé à chercher une solution pour rationaliser le signalement des problèmes dans les quatre maisons de retraite du Dijleland. « Nous avions affaire à des post-its, à des appels téléphoniques, à des e-mails... Chaque site avait sa propre façon désorganisée de faire les choses. Les feuilles de calcul étaient l'option la plus avancée dont nous disposions », explique Zoltan.

« Nous avons examiné des systèmes plus grands, mais ils étaient coûteux, compliqués et difficiles à utiliser. FixForm s'est distingué par son accessibilité : il est si facile à utiliser que tout le monde peut signaler un problème avec son smartphone uniquement. »

Temps de réponse plus rapides

« Nos résidents sont âgés et nombre d'entre eux sont atteints de démence. Bien qu'eux-mêmes ou leur famille signalent parfois des problèmes, c'est principalement notre personnel qui utilise FixForm. Ils scannent un code QR, joignent une photo ou une vidéo et l'envoient. Cela réduit leur charge de travail et facilite la vie des techniciens, qui peuvent désormais tout organiser de manière ordonnée sur une seule plateforme au lieu de passer au crible des rapports chaotiques. Cela se traduit par des temps de réponse plus rapides et des solutions plus rapides », note Zoltan.

« Pour moi, le principal avantage est que je peux désormais tout surveiller au sein du groupe. Je peux voir sur quoi travaillent les techniciens, combien de problèmes nous sommes en train de résoudre et lesquels sont toujours en suspens. Dans l'ancien système, il était presque impossible d'obtenir ce niveau de visibilité. »

Une image vaut mille mots

Stefan, l'un des techniciens sur place, trouve que les photos et les vidéos lui facilitent grandement la tâche. « J'avais l'habitude de recevoir des notes qui disaient quelque chose de vague, comme « Il y a un bruit dans la chambre 43 ». Mais qu'est-ce qui couinait ? Un lit ? Une porte ? Une chaise ? Un robinet ? J'ai dû tout vérifier dans la pièce pour trouver le problème, puis revenir en arrière pour trouver les bons outils. Maintenant, après 20 ans de travail, je peux généralement identifier immédiatement le problème à l'aide d'une vidéo. Et avec une photo, je peux voir exactement quelle ampoule est éteinte, donc je n'ai pas besoin d'en emporter plusieurs types pour des raisons de sécurité. Cela rend mon travail beaucoup plus efficace. Je ne perds pas de temps à faire des allers-retours. »

« Pour les personnes non techniques, il peut être difficile d'expliquer ce qui ne va pas. Mais avec une photo ou une vidéo, ils n'ont pas à le faire. Nous pouvons le découvrir nous-mêmes. Nous avons même un collègue qui apprend encore le néerlandais. Auparavant, ils avaient du mal à comprendre les notes manuscrites, mais grâce aux visuels de FixForm, ils peuvent travailler de manière autonome. »

Organisé et priorisé

Avant d'utiliser FixForm, les techniciens perdaient la trace des problèmes car ils passaient par de multiples canaux, et il était difficile de les hiérarchiser. « FixForm nous aide à définir nos priorités plus facilement », explique Zoltan. « Dans nos quatre maisons de retraite, nous recevons environ 70 rapports thématiques chaque semaine. Elles ne sont pas toutes urgentes ou graves. Si une porte ne s'ouvre pas correctement ou si de l'eau fuit du plafond, cela doit être réparé immédiatement. Mais si les murs ont besoin d'une nouvelle couche de peinture, nous pouvons la planifier pour plus tard, peut-être pour nos travailleurs étudiants d'été. FixForm nous permet de nous concentrer sur ce qui compte le plus. »

Toujours en amélioration

Y a-t-il des domaines dans lesquels FixForm pourrait s'améliorer ? « C'est un outil dynamique », explique Zoltan. « L'équipe de FixForm écoute nos commentaires et continue de les améliorer. Parfois, j'aimerais savoir qui a signalé un problème, afin de pouvoir demander plus de détails ou les tenir au courant. Mais si FixForm exigeait une inscription ou des coordonnées, moins de personnes l'utiliseraient et nous recevrions moins de rapports. La facilité d'utilisation est cruciale. C'est ce qui rend FixForm si efficace pour nous. »

« Lorsque nous avons lancé FixForm pour la première fois, nous avions tout un plan de communication prêt à l'emploi », ajoute Stefan. « Mais nous n'en avions même pas besoin, tout le monde l'a récupéré immédiatement. Cela en dit long sur sa convivialité, n'est-ce pas ? »

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