KAA Gent et FixForm maintiennent le Planet Group Arena en parfait état

Grâce à un partenariat entre KAA Gent et FixForm, le Arène Planet Group reste en excellent état. Les employés et les clients professionnels peuvent signaler les problèmes via des centaines de codes QR répartis dans tout le stade, ce qui facilite plus que jamais la maintenance. Le KAA Gent a été le premier club de football belge pour introduire cette solution de pointe, et depuis lors, d'autres clubs comme Club Bruges et OHL ont suivi leur exemple.

Gérer un stade n'est pas une mince affaire. La Planet Group Arena compte plus de 20 000 places assises, plus de mille portes, dont beaucoup sont des portes coupe-feu, ainsi que des dizaines d'espaces sanitaires et de passages utilisés par des milliers de fans les jours de match. Pendant des années, la maintenance de cette infrastructure massive a représenté un défi logistique.

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« Avant FixForm, il était difficile de cartographier efficacement les problèmes et d'en assurer le suivi » expliquent Dirk Piens, directeur de l'infrastructure et de l'organisation des matchs, et Christophe Dely, responsable informatique. « Le véritable défi n'était pas simplement de résoudre les problèmes, mais aussi d'organiser la communication et de garantir une action rapide au sein de l'équipe. »

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Depuis janvier 2022, FixForm a toutefois transformé le mode de fonctionnement de KAA Gent. La communication a été rationalisée et l'équipe de l'établissement peut désormais agir rapidement en cas de besoin. Si des toilettes tombent en panne pendant un match, par exemple, ils peuvent décider de les réparer rapidement ou de rediriger les supporters vers un autre endroit. Cette approche permet non seulement d'éviter les frustrations, mais aussi de garantir une expérience fluide dans le stade.

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Les employés et les clients professionnels jouent un rôle central dans ce nouveau processus. Avec FixForm, ils peuvent signaler des problèmes à tout moment en scannant simplement l'un des 400 codes QR installés dans le stade. « Grâce à notre plateforme intuitive, ils peuvent facilement envoyer des photos et de brèves descriptions des problèmes, qu'il s'agisse d'un siège cassé ou d'un problème de plomberie », explique Thomas Vanhumbeeck, fondateur de FixForm.

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Sur la plateforme FixForm, l'équipe chargée des installations voit instantanément où se situent les problèmes et peut les hiérarchiser en conséquence. Les membres de l'équipe peuvent communiquer via l'application pour s'assurer que les tâches sont gérées efficacement, quel que soit l'endroit où ils se trouvent dans le stade. « Nous pensons que les meilleurs capteurs sont les personnes présentes dans le bâtiment » ajoute Vanhumbeeck. « Grâce à la communication pilotée par la photo, notre plateforme permet au personnel de comprendre et de résoudre les problèmes bien plus rapidement que les méthodes traditionnelles. »

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Un partenariat florissant

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L'un des résultats les plus importants de l'adoption de FixForm par KAA Gent est l'impact positif sur l'expérience des fans et des clients. Lorsque plusieurs fans signalent le même problème, le système les avertit que l'équipe de l'établissement s'occupe déjà du problème. KAA Gent peut même envoyer des commentaires à ceux qui ont laissé leurs coordonnées, en guise de remerciement à la personne qui a signalé le problème pour la première fois. Cela augmente non seulement l'engagement, mais transforme également les frustrations potentielles en expériences positives.

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« Notre Planet Group Arena est connu pour être le plus grand pub de Gand les jours de match », explique Dirk Piens. « C'est pourquoi il est essentiel que le stade soit toujours en parfait état. Nos plus de 2 000 clients professionnels utilisent notre infrastructure non seulement pendant les matches mais aussi tout au long de la semaine, ce qui fait de la plateforme de FixForm un outil essentiel pour nous. »

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Perspectives d'avenir

Bien que KAA Gent ait déjà obtenu des résultats remarquables avec FixForm, le voyage ne s'arrête pas là. FixForm et KAA Gent travaillent désormais en étroite collaboration pour améliorer encore leurs processus. L'étape suivante consiste à rationaliser la gestion des actifs et des fichiers pour garantir une efficacité encore plus grande. En étendant les fonctionnalités de la plateforme, FixForm aidera KAA Gent à mieux suivre et gérer ses actifs et sa documentation, rendant ainsi la gestion des installations à long terme plus fluide et plus organisée.

La plateforme continue de se déployer dans différentes zones du stade, y compris les installations d'entraînement et les vestiaires. En outre, les prestataires de services externes peuvent facilement être avertis via FixForm lorsque certaines tâches doivent être externalisées.

Avec FixForm, KAA Gent ne se contente pas de résoudre les problèmes de manière plus efficace, elle définit également la norme pour les clubs de football de Belgique.

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